Jakie narzędzia mogą być najbardziej skuteczne podczas wdrażania elektronicznego obiegu firmowych dokumentów

W niejednej firmie na pewnym etapie wzrostu pojawiają się problemy z odpowiednim przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą pomiędzy pracownikami i pokojami, i robi się coraz większy bałagan. Przy takim modelu bardzo łatwo o zgubienie czy zniszczenie czegoś, co akurat będzie na następny dzień po prostu niezbędne. Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie cyfrowego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując takie rozwiązanie odnosi się sporo korzyści.

Przede wszystkim wszystkie dokumenty przechowuje się w formie elektronicznej, nie będzie więc ich zalania, potargania czy zagubienia. Dodatkowo po wykonaniu kopii ma się do nich swobodny dostęp, tak więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiednie uprawnienia może ich używać, bez konieczności szukania w sąsiednich pokojach. Kolejnym plusem elektronicznej archiwizacji jest wymuszenie odpowiedniej organizacji w firmie.
Sprawdź też

Jak usprawnić ruch wszelkich dokumentów w przedsiębiorstwie?

rachunki
Napisał: kate hiscock
Źródło: http://www.flickr.com
Na pewno niemalże każdy był w firmie, gdzie dokumenty to wielkie stosy makulatury, w których bardzo trudno cokolwiek znaleźć. Coś znika, najczęściej bezpowrotnie, oczywiście bez możliwości odnalezienia osoby, która pismo zagubiła. Z pewnością sprawniejszy i bardziej komfortowy dla pracowników stanie się elektroniczny obieg faktur. Jakie są jego dobre i złe strony i w jaki sposób ułatwi ruch dokumentów w firmie?
Jeśli regułą jest, że każdy z dokumentów przed schowaniem go do archiwum musi być przerobiony do postaci cyfrowej, to wymusza to na osobach za to odpowiedzialnych odpowiednie postępowanie. Przez to pozostali pracownicy będą mieć dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż gdy obsługa ich była ręczna. Uruchomienie cyfrowego obiegu [TAG=dokumenty">Efematic
Napisał: Efematic
Źródło: http://efematic.pl/
może się wiązać z koniecznością inwestycji w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Podstawą są oczywiście wydajne skanery, ich parametry należy dobrać do ilości dokumentów, które spływają do firmy, lecz tak samo istotne powinno być oprogramowanie do zarządzania nimi. Świetnie będzie się sprawdzał w tej roli system Kofax (więcej dowiesz się na tej stronie), jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań w sprzedaży. Kofax posiada ogromne możliwości konfiguracji, przez co łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Może on zapewnić on skanowanie i obróbkę papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i rozproszonych, gwarantując obsługę bez ograniczeń ilościowych. Wydajne narzędzia pozwalają na szybkie zidentyfikowanie typu dokumentu, a poza tym mogą wykonać dużo operacji poprawiających jakość otrzymanych skanów.
18-07-11 16:29:04
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.